Assistante à distance : est-ce facile de faire appel à une assistante administrative située dans une autre zone géographique ?
Solution avantageuse et en plein essor, l’externalisation du poste d »Assistante Administrative, ou de n’importe quel prestataire de service indépendant, présente beaucoup d’intérêt pour beaucoup d’entreprises et professionnels.
Mais alors que nous avons tous l’habitude de travailler sur le même site, comment cela fonctionne quand votre prestataire administratif travaille à distance ? Est-ce facile de faire appel à une assistante à distance ?
Voici quelques notions pour mettre en place un partenariat à distance avec confiance et sérénité !
1. Vous pouvez faire appel à une assistance administrative externe, quelle que soit votre localisation :
Grâce à la technologie et à la dématérialisation, il est désormais facile de trouver les meilleurs prestataires partout en France, et de travailler à distance avec eux. Tous les outils sont disponibles pour cela. Vous ne devez donc pas obligatoirement vous situer près de son lieu d’exercice pour bénéficier des services d’une assistante administrative à distance .
De plus, en tant que libéral ou artisan qui n’avez pas forcément de locaux, cela vous permet donc de bénéficier de services sans avoir à subir les charges d’un local et des nombreux frais qui l’accompagnent !
Comment la technologie permet d’embaucher une assistante administrative à distance ?
Aujourd’hui les outils numériques sont développés pour une utilisation en équipe et à distance.
Bien sûr, en premier lieu, il y a le téléphone portable, qui permet de joindre votre prestataire quel que soit le lieu où elle se trouve.
Il suffit ensuite d’avoir une bonne liaison internet et les outils digitaux partagés, adaptés, et nécessaires.
Ainsi, il existe aujourd’hui des moyens de communication qui permettent de faire de vraies réunions en ligne, en se voyant et en partageant des images ou des documents. Ces outils se sont bien développées depuis le confinement lié au Covid19 et sont faciles à prendre en main.
Alors cela peut faire peur si vous n’êtes pas familier avec de ces outils, mais votre assistante peut vous aider à l’installer sur votre PC ou téléphone et vous indiquer comment l’utiliser. Elle peut même le faire elle-même sur votre ordinateur grâce à des outils de prise de main à distance comme Teamviewer ou Anydesk.
Concernant les besoins de partage de fichiers et de documents, il existe également de nombreux outils en ligne comme Dropbox, Google Drive, ou WeTransfer pour les fichiers les plus volumineux. Ces sites sont très faciles à utiliser et à prendre en main.
Bref, vous le voyez, il existe donc de nombreuses façons et possibilités aujourd’hui de travailler efficacement sans se trouver dans le bureau d’à côté !
2. Les tâches que vous pouvez déléguer à une assistante à distance sont nombreuses :
On ne croirait pas, mais il est très facile finalement de déléguer à distance certaines tâches qui ne sont pas le cœur de votre métier, ce qui présente de nombreux avantages.
- Gestion administrative
- Gestion commerciale
- Gestion des relances
- Facturation
- Démarches administratives
- Gestion des réseaux sociaux
- Rédaction professionnelle
- Dactylographie – Transcription
- Domiciliation d’entreprise
- Organisation d’évènements, etc.
Concernant LibéFact, vous pouvez découvrir tous les services proposés par ici.
3. Votre prestataire indépendant travaille souvent mieux et plus vite qu’un salarié ou que vous-même :
Le travail à distance effraie, principalement pour des raisons de confiance, comme pour ses salariés d’ailleurs.
Depuis la crise du COVID-19 il est ressorti que les personnes qui travaillent ailleurs qu’au bureau ont tous été beaucoup plus productifs.
Ainsi, selon de récentes études (nov 2022), le Conseil national de la productivité, indique que la une progression d’un point du pourcentage des salariés en télétravail améliorerait en moyenne la productivité globale d’environ 0,45%.
De même, selon une étude menée par Yougov et Owl Labs, plus de 10% des personnes interrogées se sentent plus créatives quand elles pratiquent le travail à distance. Cela leur permettrait de prendre le recul nécessaire par rapport à leurs missions et à leur entourage de travail.
Ainsi, votre assistante indépendante va mieux travailler notamment car elle peut choisir son espace de travail, où personne ne vient la déranger et, parce qu’elle va pouvoir aménager sa disponibilité et adapter son emploi du temps et ses plages horaires en fonction de ses clients et du degré d’urgence des missions !
(voir article sur les avantages d’une assistante à distance par rapport à un salarié ici)
4. Finalement, votre prestataire administratif indépendant peut travailler de partout, cela ne changera rien pour vous :
L’idée c’est le résultat, n’est-ce pas ?
Votre assistante, qui a autant besoin de confiance que vous, fera en sorte que ses missions soient effectuées avec efficacité et dans les délais, quel que soit l’endroit où elle se trouve.
Elle dispose de tous les outils nécessaires, et d’un local bien équipé, pour pouvoir mener à bien ce que vous attendez d’elle.
Bien sûr, si vous avez besoin d’une prestation qui nécessite des déplacements récurrents au sein de votre entreprise, ou des rendez-vous réguliers, il sera nécessaire de choisir un prestataire situé dans votre département, pour faciliter les moments où vous vous verrez.
En revanche, tant que vous êtes au sein du même fuseau horaire pour faciliter la communication, il n’y a pas de limites géographiques pour votre assistante libérale !
5. Exemple d’un début de partenariat à distance avec LibéFact :
Premier contact :
– Prise de rendez-vous téléphonique, en visio, ou en présence selon la distance.
– Définition de votre besoin
– Envoi de devis personnalisé
– Préparation de la prise en main à distance de vos outils numériques (mails, comptes professionnels divers, plateformes professionnelles ou CRM etc.)
– Préparation d’un partage d’outils numériques à distance et explication si vous ne savez pas comment débuter.
