Les trois principes clés pour être une assistante administrative efficace !
Comme nous l’avons vu dans certains autres articles de ce blog ( ici ! ), travailler en tant qu’assistante administrative à distance est une fonction complexe nécessitant des compétences diverses et spécifiques !
Outre la maîtrise des outils informatiques de travail à distance, la capacité à analyser les besoins et les données de ses clients, les compétences relationnelles et personnelles jouent également un rôle crucial.
Mais nous l’avons déjà évoqué, le monde du travail et les formalités sont en constante évolution, et pour rester au top dans ce métier, il est essentiel de garder à l’esprit trois principes clés qui peuvent, en tant que gestionnaire administratif, vous guider au quotidien et rester ou devenir une assistante administrative au top !
1. Devenir un expert de la gestion du temps :
Aujourd’hui plus que jamais, nous sommes confrontés à la pression des délais pour accomplir nos tâches quotidiennes.
Ainsi, nous avons l’impression de devoir jongler sans cesse entre les urgences, le traitements des relances, sans parfois savoir où passe réellement notre temps.
Une bonne assistante administrative ne doit pas avoir cette sensation d’urgence permanente, au risque de faire des erreurs ou de bâcler certaines tâches !
Alors, rappelons qu’une des responsabilités majeures d’une gestionnaire à distance est d’organiser et de faciliter votre travail. Pour ce faire, il est impératif de maîtriser certains outils de gestion du temps !
Voir ici les différentes solutions pour s’organiser dans son travail que nous avions soulignées dans un article précédent !
2. Cultiver l’apprentissage continu :
En parallèle de la gestion du temps,il faut penser à la formation continue !
En effet, le rôle de l’assistante administrative à distance évolue constamment. C’était autrefois, quand il se faisait eu sein même des entreprises, un métier de simple exécutant, alors qu’aujourd’hui, l’assistante à distance est désormais souvent appelée à participer activement à la mise en place des stratégies commerciales, marketing et financières de ses clients.
Pour répondre à ces nouvelles exigences, une gestionnaire d’activité indépendante doit prendre du recul sur ses actions, chercher des retours d’informations pour progresser en permanence.
Rien de pire pour un professionnel que de s’adresser à un gestionnaire administratif indépendant qui ne comprend pas ce qu’on lui demande, ou qui n’est pas force de proposition !
En effet, se satisfaire de ses compétences actuelles ne suffit plus, il est crucial d’identifier ses forces pour les valoriser et de déterminer ses axes d’amélioration. Tout ceci afin d’être « à jour », et de rester un partenaire fiable et crédible pour ses clients !
Par exemple une assistante formée et aguerrie à la création de tableaux de bord pour le traitement des factures clients, doit désormais se tenir à jour sur les nouvelles technologies en ligne et partagées comme les CRM et autres applications. Cela lui fera gagner du temps dans ses tâches mais surtout elle maîtrisera des outils utilisés désormais couramment.
Une gestionnaire administrative indépendante doit ainsi une assurer veille et apporter constamment une valeur ajoutée à son rôle et à son service en proposant des idées novatrices à ses clients.
3. Affirmer sa position :
L’assistante administrative indépendante, c’est reconnu, est un maillon essentiel de l’activité de ses clients, car elle possède de nombreuses compétences souvent sous-estimées ou inconnues.
Il ne faut donc pas hésiter, en tant que professionnelle, à exprimer ses besoins, ses idées et ses opinions, bien que cela puisse parfois susciter des appréhensions !
La peur d’être jugée incompétente, l’appréhension de créer des tensions, le sentiment d’infériorité face à certains « gros »clients ou encore la conviction que cela ne fait pas partie de ses responsabilités sont autant de raisons pour lesquelles l’assistante préfère souvent rester discrète.
Or, affirmer ses positions ou ses limites lorsqu’elles sont productives et judicieuses, permet à l’assistante de crédibiliser sa position et de responsabiliser ses clients. Cela peut permettre également de négocier des ressources supplémentaires, de gérer les objections, de formuler des critiques constructives, et même parfois de refuser des demandes !
En conclusion, être une assistante administrative indépendante efficace nécessite bien plus que des compétences techniques ! C’est comme jongler avec des boules en feu tout en dansant sur une corde raide ! Mais rassurez-vous, avec les trois principes clés que nous avons évoqués, vous pouvez vous démarquer dans votre métier !
Premièrement, maîtrisez le temps comme un ninja de la gestion, jonglant avec les urgences sans perdre votre équilibre mental.
Deuxièmement, soyez un caméléon de l’apprentissage continu, en absorbant les nouvelles connaissances et les technologies comme une éponge !
Enfin, affirmez votre position avec douceur mais fermeté, montrant au monde que vous êtes bien plus qu’une simple assistante, mais une force à part entière et un partenaire essentiel pour l’activité de vos clients !
Alors, pour mettre en œuvre les trois principes clés pour être une assistante administrative efficace, que votre ordinateur et votre téléphone soient vos armes, et partez conquérir le monde de l’assistanat administratif avec humour, sérieux, et une bonne dose de café !
