La Matrice d’Eisenhower est un outil essentiel pour la gestion des tâches, que ce soit en entreprise ou même pour les particuliers.
En effet, ce principe permet d’accroître sa productivité et d’améliorer sa gestion du temps, en priorisant ses tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
Comprendre et appliquer la matrice d’Eisenhower peut vous aider lorsque :
– Vous vous sentez débordé mais pas efficace
– Vous n’arrivez à trouver le temps et l’énergie pour réaliser vos objectifs à plus long terme
– Vous n’arrivez à trouver le temps et l’énergie pour réaliser vos objectifs à plus long terme
– Vous hésitez à déléguer
– Vous courrez tout le temps, dans l’urgence, et ressentez que vous ne maîtrisez pas votre travail comme vous le souhaiteriez.
Alors, la Matrice d’Eisenhower, qu’est-ce que c’est exactement ?
La Matrice d’Einsenhower : Définition
Matrice d’Eisenhower: l’outil essentiel pour la gestion des tâches, qu’est-ce que c’est ?
Pour commencer, tout part de la citation de Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
Ainsi, grâce à la Matrice d’Eisenhower, vous allez apprendre à classer vos tâches en 4 catégories :
– Prioritaire à faire
– A Planifier
– A Déléguer
– A Supprimer
Ce principe vous apprend ainsi à distinguer les différents degrés d’urgence et d’importance des tâches à faire dans votre activité.
Ce qui ressort alors comme urgent va demander une action rapide au risque d’avoir des conséquences directes sur votre activité.
Et parallèlement, ce qui est important concerne des actions nécessaires à accomplir pour accroître votre valeur ajoutée et garantir la réussite de vos objectifs.
La Matrice d’Einsenhower : pourquoi est-ce un outil essentiel ?
Matrice d’Eisenhower: l’outil essentiel pour la gestion des tâches, pourquoi ?
La matrice d’Eisenhower a été développée, on l’aura compris, pour faciliter la priorisation et la planification des tâches, en faisant les bons choix, pour gagner en organisation et en productivité.
Globalement, pris dans le feu de l’action au travail, nous confondons souvent urgence et importance, en assimilant ce qui urgent à une priorité importante.
Or, ce n’est pas toujours le cas car même s’il y a un délai urgent, avec des dates buttoir qui peuvent impacter l’activité, certaines tâches ne sont pas si importantes !
Nous allons donc choisir la tâche qui a la date limite la plus proche alors que ce n’est pas celle qui est la plus importante, et plus nous sommes débordés, plus nous agissons ainsi.
Rappelons que la matrice Eisenhower, si on l’applique bien, permet donc de ne pas confondre importance avec urgence et de prioriser les tâches pour nous concentrer sur l’essentiel.
La Matrice d’Einsenhower : Comment l’utiliser ?
Commençons par découvrir la matrice grâce à laquelle vos tâches doivent être classées selon un ordre de priorité et d’importance.
Nous retrouvons quatre catégories de tâches :
- Les tâches importantes et urgentes:
Ce quadrant évoque les tâches prioritaires à réaliser: S’il n’y a pas une action directe et rapide de votre part il y aura des conséquences mesurables et immédiates sur votre activité. Vous devez donc intervenir en priorité.
Exemples :
– Finir un projet pour un client qui attend depuis un moment
– Un tâche à remplir avant une échéance donnée (devis, facture…)
– Aller chercher ses enfants à l’école
– Se rendre à un rendez-vous chez le médecin
– Répondre à certains emails ou coups de téléphone (nouvelle opportunité d’affaires, offre d’emploi, etc.)
– La TVA à déclarer
– Une demande de l’administration fiscale
– Une panne informatique
Rappelons que ce sont des tâches que l’on ne peut pas éviter et qui arrivent souvent de manière simultanée !
Malgré tout, selon votre activité et votre situation, certaines de ces tâches pourraient glisser dans le quadrant 2 « à planifier » ou 3 « à déléguer ». Attention donc de bien identifier ce que vous devez absolument faire, tout en gardant en tête de ne pas rester uniquement dans l’urgence, ce qui nuirait à vos objectifs à long terme !
En effet, dans le sens inverse, les tâches figurant dans les quadrants 2 ou 3 (« à planifier » et « à déléguer »), pourraient glisser dans le Quadrant 1 « A faire » si vous ne vous en occupez pas avant l’échéance.
En effet, trop de tâches remises au lendemain finissent dans la première catégorie !
Une estimation correcte et une bonne capacité d’organisation et de planification vous permettront de bien répartir vos tâches entre ces quatre quadrants.
2. Les tâches importantes mais pas urgentes :
Ce quadrant évoque les choses qui ne sont pas à faire en priorité mais qui doivent être planifiées correctement car ce sont les tâches importantes pour la réussite à moyen ou long terme. Ainsi, ce sont des actions pour lesquelles nous devons malgré tout prendre du temps.
En effet, comme dit précédemment, nous avons tendance à négliger ces tâches au profit des plus urgentes, alors que celles-ci sont également importantes pour notre activité.
Exemple :
– Livrer un projet avec échéance à un client à une date définie,
– Suivre une formation indispensable pour votre activité
– Faire du sport ou un loisir pour se sentir bien dans son corps et dans sa tête.
– Réseauter
– Se former pour décrocher le job de vos rêves.
– Prospecter de nouveaux clients pour développer votre activité
– Planifier vos objectifs à long terme.
Ce second quadrant est important et permet de bien planifier ses tâches, en se tenant à son planning, ce qui permettra d’avoir moins de choses qui basculeront dans le premier quadrant !!
3. Les tâches urgentes mais pas importantes :
Ce quadrant concerne des tâches doivent être accomplies rapidement, mais qui ne sont pas déterminantes pour vos projets à long terme. Souvent d’ailleurs elles ne mobilisent pas vos compétences mais sont importantes pour d’autres personnes.
Vous pouvez facilement donc les déléguer.
Exemples :
– Répondre au téléphone
– Répondre au mail qui attend votre validation pour pouvoir avancer
– Rouscrire à un abonnement
– Mettre en ligne des articles de blog
– Faire des rapports de réunion
– Assister à une réunion où votre présence n’est pas indispensable
– Répondre à des e-mails personnels
– Les tâches ménagères de votre espace de travail
Ces tâches prennent beaucoup de temps mais ne sont pas obligatoirement productives pour votre activité.
La solution est donc de les déléguer au maximum !
Exemples de façon de déléguer:
– Demander à quelqu’un d’assister à une réunion et de vous briefer ensuite plutôt que de devoir y assister si votre présence n’est pas indispensable !
– Confier votre communication à quelqu’un d’autre que vous, etc.
4. Les tâches non importantes et non urgentes :
Quand vous aurez réussi à répartir vos tâches dans les trois premiers quadrants, vous verrez qu’il en reste toujours !
Il s’agit des activités qui peuvent avoir des conséquences négatives sur l’avancement de votre projet, qui viennent parasiter votre organisation. Il faut donc savoir y renoncer et les placer dans ce quatrième quadrant, pour les abandonner ou les réduire au maximum.
Exemples :
– Les interruptions systématiques et intempestives dans notre activité : notifications, sollicitations d’autres personnes, etc.
– Les distractions pendant votre temps de travail : réseaux sociaux, télévision ou jeux vidéo, lire un livre, sauf lorsqu’on a besoin d’une pause évidemment.
Car il est important malgré tout de s’accorder des moments de repos pour retrouver ensuite une bonne productivité
Ces activités sont difficile à supprimer totalement mais il faut les encadrer sérieusement en terme de temps.
La matrice d’Eisenhower – Les outils pour la mettre en place :
Matrice d’Eisenhower: l’outil essentiel pour la gestion des tâches, comment ?
En réalité, la Matrice d’Eisenhower n’est parfois pas si évidente à mettre en place, car on peut penser qu’il est réducteur de classer les tâches à mener seulement sous les 2 axes de l’urgence et de l’importance.
De plus, il est vrai que notre jugement est différent selon notre personnalité et nos besoins, tout comme le côté subjectif de l’analyse des tâches qui peut rapidement être un frein lorsqu’il s’agit de déterminer l’importance ou non d’une action à mener.
Cependant, la Matrice d’Eisenhower reste un outil indispensable car il permet, à toute personne désireuse de contrôler sa charge de travail et de développer son activité de la manière la plus saine possible, d’initier une analyse dont l’objectif sera en outre de définir les tâches à déléguer.
En effet, en fonction du temps de disponibilité et du degré d’importance, la personne en charge de l’activité va apprendre à décider ce qu’il peut confier à un collaborateur.
L’objectif, qui est inhérent à la réussite d’une activité sur le long terme, est de contrôler sa charge de travail, d’utiliser ses compétences pour son cœur de métier.
Cela permettra en outre de se préserver d’un arrêt brutal suite à une trop grosse surcharge de travail ou à une mauvaise organisation.
Il existe aujourd’hui des outils performants de gestion des tâches, faciles à utiliser et très utiles pour la mise en place de sa Matrice d’Eisenhower. Il en existe plusieurs que vous pouvez consulter ici
La Matrice d’Eisenhower en résumé :
Pour finir et en résumé, la matrice d’Eisenhower est l’outil essentiel pour la gestion des tâches mais n’est pas parfaite et parfois un peu difficile à mettre en place à utiliser efficacement.
En revanche, elle est nécessaire car permet le début d’une prise de recul indispensable quant à la gestion de notre temps de travail, et d’une prise de conscience concernant notre état de stress et comment nous gérons l’urgence et la charge de travail.
La matrice d’Eisenhower est l’outil indispensable pour redonner la priorité à ce qui est important pour vous et pour votre activité, tout en vous préservant des problèmes liés au stress et à la surcharge de travail !
