L’externalisation des tâches administratives se présente de plus en plus comme une stratégie incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leur efficacité opérationnelle, tout en réalisant des économies significatives.
En effet, c’est un tournant qui se fait depuis quelques années désormais, les chefs d’entreprises délèguent de plus en plus certaines activités à des prestataires spécialisés. Cela leur permet de se concentrer davantage sur leurs activités principales mais aussi de bénéficier d’une série d’avantages financiers.
Nous avons déjà évoqué les différentes raisons pour lesquelles il est intéressant de faire appel à une assistante de gestion administrative indépendante plutôt qu’à un salarié(voir ici), mais dans cet article, nous allons parler chiffre en mettant en évidence les économies potentielles que peuvent réaliser les entreprises en externalisant leurs tâches administratives.
Externaliser ses tâches, c’est quoi le but ?
Rappelons que les gestionnaires administratives externalisées offrent des services professionnels et spécialisés dans divers domaines, en voici quelques exemples :
- Facturation
- Gestion des commandes
- Gestion des clients
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des stocks
- Gestion des voyages
- Gestion des finances
- Gestion des ressources humaines
- Gestion des contrats
- Communication
- Domiciliation d’entreprise
- etc !
L’externalisation de ces tâches permets donc aux chefs d’entreprise, aux artisans, professions libérales, etc. de se concentrer sur leur cœur de métier !
Les professionnels peuvent donc choisir de réaffecter leurs ressources vers des activités plus stratégiques, en rapport avec leurs spécialités.
Externalisation et économies d’entreprise – Premiers chiffres :
Aujourd’hui, les statistiques démontrent clairement les économies réalisées par les entreprises qui font appel à des assistants indépendants pour la gestion externalisée de leurs tâches administratives.
Voyons pourquoi et comment !
1. Externalisation et économies d’entreprise : Réduction des coûts de main-d’œuvre
L’un des avantages les plus évidents de l’externalisation est la réduction des coûts liés à la masse salariale.
Ainsi, une étude de la Society for Human Resource Management montre que les entreprises qui externalisent des tâches administratives peuvent économiser jusqu’à 30 % de leurs coûts de main-d’œuvre.
Ces économies proviennent de la possibilité d’économiser sur les salaires fixes, mais aussi sur les avantages sociaux et les autres coûts liés à l’emploi d’un personnel administratif (matériel,…).
Exemples concrets :
Selon une étude McKinsey publiée en 2022, une entreprise de services informatiques a externalisé son service d’assistance client. L’entreprise a ainsi réalisé des économies de 30 % sur ses coûts de personnel et a amélioré sa satisfaction client de 5 %.
2. L’Optimisation des ressources humaines internes :
Externaliser les tâches administratives permet également aux entreprises d’optimiser l’utilisation de leurs ressources humaines internes.
En effet, en déléguant des activités chronophages et priorisées (grâce, par exemple, à la Matrice d’Eisenhower ), les employés en interne peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’innovation, le développement de produits ou la gestion stratégique commerciale.
Ainsi, selon une enquête de Deloitte, près de 59% des entreprises citent la libération du temps des employés comme l’un des principaux avantages de l’externalisation.
Une étude du Gartner a également révélé que les entreprises interrogées qui externalisent des tâches administratives peuvent économiser jusqu’à 50 % du temps de leurs employés.
3. Externalisation et économies d’entreprise – L’amélioration de la productivité :
Premiers chiffres :
Environ 24 % des petites entreprises déclarent avoir recours à l’externalisation pour accroître leur productivité.
Et près d’un quart (24 %) des petites entreprises déclarent que l’externalisation les aide à mieux travailler.
L’amélioration de la productivité des entreprises qui engagent des assistants indépendant n’est donc pas négligeable. En effet, les prestataires d’externalisation administrative bénéficient souvent d’une expertise et d’une technologie qui permettent de réaliser les tâches plus rapidement et plus efficacement.
Ainsi, en libérant les professionnels des tâches administratives, les gestionnaires indépendants leur permettent de se concentrer sur leur cœur de métier, ce qui peut entraîner une augmentation de la productivité, surtout que les assistants externes peuvent souvent effectuer les tâches administratives plus rapidement et plus efficacement !
Exemples :
– selon l’étude de l’American Management Association, les entreprises qui externalisent des tâches administratives peuvent améliorer leur productivité de 20 %.
– l’American Staffing Association, a également révélé que les entreprises qui externalisent des tâches administratives ont une productivité de 20 % supérieure à celles qui ne le font pas.
– selon l’étude McKinsey , un fabricant de produits de beauté a externalisé, entre autre, sa gestion des paies. L’entreprise a réalisé des économies de 25 % sur ses coûts salariaux et a amélioré sa productivité de 10 %.
4. Externalisation des tâches – Économies d’Infrastructure et de Technologie :
Outre les variables liés à l’humain, notons que l’externalisation des tâches administratives permet aux entreprises d’éviter également les investissements et les coûts associés aux infrastructures et aux moyens technologiques nécessaires pour assurer les fonctions liées aux taches administratives.
En effet, faire appel à un prestataire indépendant permet d’éviter la mise en place de bureaux (avec les achats de matériel que cela implique) ou de centres d’appels, mais encore les dépenses liées à l’achat de logiciels liés à la gestion.
Selon une étude de Statista, environ 43% des entreprises externalisent pour accéder à un certain savoir-faire sans avoir à investir massivement !
Autre exemple, McKinsey, en 2022, montre qu’une entreprise de vente en ligne a externalisé sa gestion des stocks, et a réalisé des économies de 15 % sur ses coûts de stockage tout en améliorant sa précision des commandes de 2 %.
5. La Flexibilité financière grâce à l’externalisation des tâches :
Autre avantage du fait d’externaliser les tâches administratives : cela offre aux entreprises une flexibilité financière précieuse.
En effet, plutôt que de s’engager dans des coûts fixes à long terme, elles peuvent opter pour des tarifications flexibles en fonction de leurs besoins.
Ainsi, dans un contexte d’activité changeant en fonction de commandes ou des saisons, cela s’avérera particulièrement avantageux car les besoins administratifs des entreprises peuvent varier.
En conclusion, les statistiques mettent en évidence que l’externalisation des tâches administratives offre aux entreprises des possibilités significatives d’économies financières.
De la réduction des coûts de main-d’œuvre, à l’accès à une technologie à jour sans investissement initial, en passant par la libération des ressources internes, cette stratégie présente des avantages considérables pour les entreprises cherchant à maximiser leur efficacité tout en préservant leur rentabilité.
Cependant, faisons attention, il est malgré tout essentiel, pour tout professionnel, de mener une analyse approfondie afin de déterminer quelles tâches sont les plus appropriées à l’externalisation et quel prestataire convient le mieux aux besoins spécifiques de chaque entreprise !
Et soulignons que les chiffres indiqués dans cet article sont évidemment des exemples, car le montant des économies réalisées par une entreprise dépendra bien entendu de la nature des tâches externalisées, de la taille de l’entreprise et du prestataire d’externalisation choisi !
Sources
Global Outsourcing Market par Statista
US- How Much Disruption par Deloitte
Small Business Outsourcing Statistics par Clutch
Business Process Outsourcing par Grand View Research
Small Business Plan To Outsource par PR Newswire
Business Process Outsourcing Worldwide par Statista
Momentum Geography Report par ISG
The future of work in Europe par McKinsey
