Les compétences clés pour réussir en tant qu’assistante administrative externalisée :
Comme nous avons pu le voir dans les précédents articles de ce blog, de nos jours, de plus en plus de professionnels optent pour l’externalisation de certaines de leurs tâches.
Nous rencontrons ainsi de plus en plus de personnes qui décident de travailler à leur compte et à distance, ainsi que des professionnels qui engagent des personnes travaillant en externe, pour ne pas avoir à recruter un salarié, par exemple.
Force est de constater que le travail d’assistante administrative à distance se développe énormément dans toutes les régions et pour tous les corps de métiers.
Cette profession joue en effet de plus en plus un rôle essentiel dans la gestion des tâches administratives et organisationnelles d’une entreprise, en apportant son soutien de manière externe, pour une mission ou pour un partenariat plus engagé dans le temps.
Mais attention, tout le monde ne peut pas devenir secrétaire ou assistante administrative freelance du jour au lendemain !
En effet, ce mode de travail nécessite des compétences spécifiques pour être efficace et productif.
Découvrez dans cet article ce qui, selon nous, est essentiel pour réussir en tant qu’assistante administrative à distance.
1. Compétence clé pour une assistante administrative à distance : Une excellente communication !
Une bonne communication est la première clé du succès pour toute assistante administrative, et encore plus lorsqu’elle travaille en externe !
En effet, une assistante administrative freelance doit être parfaitement capable de communiquer efficacement par le biais de tous les outils numériques à sa disposition tels que les appels téléphoniques, les e-mails, les appels vidéo, les chats en ligne, etc.
De plus, elle doit être capable d’exprimer clairement ses idées et ses suggestions, de poser les bonnes questions afin de comprendre rapidement les attentes de son client ou de son équipe.
Une bonne communication, sans heurts et la plus claire possible permet ainsi de construire et de maintenir une relation de confiance entre l’assistante administrative et ses clients, en assurant une coordination fluide du travail à distance.
2. Compétences clés pour une assistante administrative indépendante : rigueur, organisation et gestion du temps
Si nous avons consacré plusieurs articles spécifiques à l’organisation et à la gestion du temps dans son travail, ce n’est pas pour rien !
En effet, travailler en freelance nécessite une grande autonomie et une excellente gestion du temps, afin d’avancer efficacement dans ses missions, les unes parallèles aux autres.
Une assistante administrative à distance doit en effet être capable de planifier son travail de manière efficace, en définissant des priorités et en respectant les délais convenus avec ses clients.
Une grande rigueur est en outre nécessaire pour mener toutes ses missions à bien, de manière professionnelle et appliquée.
Une bonne gestion du temps permet également d’éviter le sentiments de surcharge de tâches et l’épuisement.
Et une bonne organisation permet enfin de maintenir la productivité et de garantir que toutes les tâches sont effectuées en temps voulu, avec efficacité et fluidité.
3. Compétence clé pour une assistante administrative à distance : La maîtrise des outils numériques
Aujourd’hui, et encore plus depuis l’après Covid, il existe de nombreux outils numériques et applications pour bien travailler en externalisé (voir article ici).
En tant qu’assistante administrative à distance, il est donc essentiel d’être à jour en terme de formation et de maîtriser les outils numériques, les logiciels, et les applications couramment utilisés dans le domaine administratif.
Il est donc essentiel pour une assistante administrative freelance de bien maîtriser les applications de gestion des tâches, les outils de communication en ligne, les suites bureautiques, les plateformes de partage de fichiers, les logiciels de facturation, CRM, et outils de signature en ligne, …
En effet, une bonne connaissance de ces outils facilite énormément la collaboration à distance, la gestion des documents et la coordination des projets. Grâce à cela, les clients sont plus confiants de faire appel à un prestataire externe, car tous ces outils facilitent énormément le partage d’informations et de document.
4. Compétence clé pour une assistante administrative à distance : Le sens de la confidentialité
Tout comme un employé administratif salarié d’une entreprise, une assistante administrative qui travaille en externe peut avoir accès à des informations sensibles et confidentielles liées à l’activité de ses clients.
Une assistante administrative à distance doit donc être capable de gérer les informations confidentielles de manière sécurisée, de respecter les protocoles de confidentialité, de proposer des garanties de confidentialité dans ses contrats, et enfin de garder les données sensibles en toute sécurité.
Il est donc primordial d’avoir un sens élevé de la confidentialité et de respecter les politiques de sécurité de l’entreprise, afin de sécuriser les craintes de ses clients et surtout de proposer une prestation fiable et sans faille.
5. Compétence clé pour une assistante administrative indépendante : L’adaptabilité et la flexibilité
Même si une assistante présente toutes les qualités indiquées plus haut, avec une organisation et une rigueur hors pair, ce métier peut parfois être imprévisible et exige une grande adaptabilité.
En effet, la prestataire externalisée doit être capable de s’adapter à de nouveaux outils, à de nouvelles procédures et à des demandes changeantes. Une information et une formation continue sur les évolutions de ce métier est indispensable.
L’assistante administrative indépendante doit en outre être flexible et ouverte aux ajustements pour répondre aux besoins de son employeur ou de son équipe, qui peuvent varier en fonction des missions et de leur degré d’urgence !
Ainsi, la capacité d’adaptation permet de faire face aux défis et de maintenir une productivité élevée même dans des circonstances changeantes, ce qui consolide souvent les partenariats avec les chefs d’entreprise qui sont souvent satisfaits d’avoir une réponse rapide et efficace à leurs besoins !
6. Compétence clé pour une assistante administrative à distance – Conclusion:
Il est donc essentiel, en tant qu’assistante administrative à distance, de posséder un ensemble de compétences clés pour réussir dans ce domaine: une excellente communication, une bonne organisation du temps, la maîtrise des outils numériques, un sens élevé de la confidentialité et l’adaptabilité sont, entre autres (car rien n’empêche d’être également sympathique !) des compétences indispensables pour exceller en tant que prestataire de gestion administrative externalisée
